O listach zadań raz jeszcze

Od dwóch miesięcy próbuję się wdrażać do GTD. Używam Nozbe do ewidencjonowania rozmaitych hobbistycznych i prywatnych zadań (od przedsięwzięć domowych po tego bloga), próbuję też korzystać z samodzielnie hostowanych Tracks do rozpisania zadań zawodowych.

Czas na wstępny bilans.

Uzupełnienia do artykułu o narzędziach

Najpierw dygresja: dwa uzupełnienia do artykułu o narzędziach do przechowywania list zadań.

Googlowe taski

Google udostępniło dodatek do Gmaila służący do zapisywania list zadań - dość bezpośrednio konkurujący zwłaszcza z prostszymi z omawianych przeze mnie serwisów.

Jest to na razie narzędzie prościutkie i dość surowe. Nie byłbym jednak do niego przekonany nawet, gdyby było bardzo dopracowane. Bo mamy tu nierozwiązywalny, fundamentalny problem.

Jaka jest jedna z pierwszych porad dla osób chcących poprawić wydajność pracy przy komputerze? Pozbyć się rozpraszaczy. Zamknąć komunikator, nie logować się do serwisów społecznościowych czy chatów, w miarę możności wyłączyć telefon, ale przede wszystkim przestać co chwila sprawdzać pocztę.

A Googlowe taski wyświetlają się obok maila!

Być może przydadzą się jako technika organizacji poczty jako takiej, np. jako alternatywna dla gwiazdkowania metoda zbierania listów, na które trzeba odpowiedzieć.

Vitalist

Skrzywdziłem vitalist stwierdzeniem o braku dodatków. Ma interfejs na telefon, można go (mniej dla Polaków ważne) spiąć z Twitterem i Jottem. Ma też nieoficjalnego ale interesującego klienta pod Windows. Nawet interfejs przy drugim spojrzeniu zrobił na mnie trochę lepsze wrażenie, niż za pierwszym razem.

Za to uświadomiłem sobie inny problem - używanie vitalist wypadnie raczej drogo. Coraz bardziej się przekonuję do organizowania zadań w formie dużo drobnych projektów (w tej chwili mam około pięćdziesięciu), a najtańszy z plantów vitalist daje ich tylko 25 (podobnie wyceniany najtańszy plan Nozbe, którego używam, to 100 projektów, przy czym zakończone projekty nie są liczone).

Subiektywny bilans

Prywatne Nozbe sprawdza mi się bardzo fajnie. Zawodowe Tracks średnio. Samo narzędzie ma tu chyba niewielkie znaczenie, gdybym wykorzystywał je odwrotnie (albo używał czegokolwiek innnego), efekty prawdopodobnie byłyby podobne.

Pozytywy

Czemu uważam, że Nozbe mi się sprawdza? Cóż:

• w mocno ograniczonym prywatnym czasie stosunkowo dużo zrobiłem,
• udało mi się popchnąć do przodu parę spraw, na które nie miałem ochoty i je długo odkładałem,
• coraz częściej zdarza mi się robić użyteczne rzeczy w krótkich przerwach (wolne pół godzinki).

Dla ogólnej efektywności kluczowe może być to ostatnie. Powoli buduję przyzwyczajenie, by nie robić różnych drobiazgów (odpisać na zaległe maile, zainstalować na laptopie EverNote, wygooglować adresy sklepów zabawkowych w okolicy, doczytać artykuł o jQuery UI) gdy mam dłuższy fragment wolnego czasu.

Zamiast tego notuję je i zostawiam. Skutecznie wypełnią krótkie wolne chwile, a każde spokojne dwie godziny to okazja na zrobienie czegoś konstruktywnego.

Nie w pełni jestem zadowolony z notowania spraw życiowych (tj. toczących się w świecie realnym) - choć tu też pewne zalety zauważam. Muszę nabrać nawyku sprawdzania (drukowania?) ToDo codziennie rano, a prawdopodobnie także dopracować listę kontekstów.

Negatywy

Trzymane w pracy Tracks stało się na razie jeszcze jedną listą zaległości. Może troszkę poręczniejszą, ale tylko tyle.

Na pewno gra tu inny kontekst - prywatnie cieszę się z jakichkolwiek postępów moich projektów, zawodowo zderzam się z konkretną obszerną listą zobowiązań i oczekiwań, z których większość dobrze byłoby zrealizować jeszcze wczoraj - i bardziej martwię się tym co niezrobione, niż cieszę tym, co wykonane.

Ale nie czuję, by narzędzie istotnie mi pomagało w uzyskaniu kontroli nad tym co robię - i chyba wiem dlaczego.

Zrobiłem poważny błąd.

Jajecznica

Żartowaliśmy niedawno z żoną o tym, jak każde z nas robi jajecznicę.

Ja: odpytam wszystkich czy/ile zjedzą. Wyjmę i policzę jajka, kiełbasę, szczypiorek czy inne dodatki, chleb, miseczkę, patelnię, dwie deski, nóż, łyżkę, zapałki. Ustawię sobie wszystko na blacie, przepowiem w myślach, czy niczego nie brakuje. Pomyję jajka i wbiję je do miseczki. Pokroję kiełbasę i szczypiorek, a nawet chleb. Zrobię sałatkę z pomidorów. Ustawię talerzyki. Dopiero na koniec zapalę gaz i po kolei wrzucę składniki na patelnię. Najchętniej bym opracował plan działań i harmonogram na piśmie i odhaczał zakończone etapy.

Maja: zapali gaz i postawi na nim patelnię. Wyjmie z lodówki kilka jajek, umyje jedno z nich i rozbije je, po czym spróbuje jedną ręką wyjąć z szafki miseczkę (i zawoła, bym jej pomógł, skoro zastawiłem ją szklankami). Wyciągnie kiełbasę i zacznie ją kroić, wrzuci trochę na zaczynającą się przypalać patelnię, po czym przypomni sobie o jajkach. Wyjmie i umyje dwa następne, wbije do miseczki, przerwie i wróci dokroić resztę kiełbasy. Wrzuci ją, po czym pójdzie się upewnić, które dzieci będą jadły i ile właściwie trzeba usmażyć. Dobierze jajka i zacznie myć ale przerwie to w celu poszukiwania pomidorów. Itd. Na koniec w trakcie smażenia zajmie się krojeniem cebuli do sałatki, przez co jajecznica zbytnio się przesmaży. A po drodze różne talerzyki, miseczki, noże, skorupki itd zostaną rozrzucone po całej kuchni.

Oba opisy oczywiście przejaskrawione.

Przypisywałem to kiedyś różnicom charakteru, a może wręcz płci. Ale ... nie. W innych sytuacjach potrafimy się zachować odwrotnie.

Kwestia skali

Planując prywatne aktywności chcąc-niechcąc rozpisywałem je bardzo drobiazgowo - wiedząc, że będę miał do dyspozycji głównie niewielkie urywki czasu. Stąd gros akcji jakie trzymam w Nozbe to rzeczy do zrobienia w kilkanaście minut, godzinę, najwyżej dwie. Jeśli wiszą rzeczy większe, to jedynie dlatego, że czekają na bardziej szczegółowe rozpisanie.

W efekcie, gdy już - w fazie robienia - na coś patrzę, właściwie wiem co i jak muszę zrobić. Konkretnie.

W kontenerku zawodowym znalazło się wiele zadań wielodniowych, nawet wielotygodniowych. Właściwie nie mam powodu tam regularnie zaglądać, bo przecież zajęty jestem, od dwóch tygodni piszę bibliotekę X.

Przy czym to pisanie zadziwiająco przypomina drugą metodę na jajecznicę - łapanie różnych elementów to tu, to tam i brak jasnego poczucia, gdzie właściwie się znajduję i dokąd zmierzam.

Wspólny mianownik? Przesadne poczucie kontroli nad sytuacją (Maja czuje się pewnie gotując, ja programując) i porzucanie szczegółowego planowania jako rzeczy niepotrzebnej.

By nie odwoływać się wyłącznie do GTD, stary cytat z Joela Spolsky'ego (tłumaczenie moje):

Jeśli planujesz luźno i wybierasz trzytygodniowe zadania (np. Napisać Ajaksowy edytor zdjęć), to najwyraźniej nie przemyślałeś tego, co chcesz zrobić. Szczegółowo. Krok po kroku. A skoro nie przemyślałeś, co chcesz zrobić, nie możesz wiedzieć, ile to potrwa.

(...) Nie planując konkretnych działań, możesz być pewny, że o wielu z nich zapomnisz.

Joel Spolsky pisze głównie o sensownym harmonogramowaniu, ale sprawa ma także wydźwięk czysto wykonawczy. Nawet gdy myśląc o projekcie widzę wszystkie potrzebne elementy, mam skłonności do gubienia ich, gdy przejdę w tryb robienia.

Motywacja

Dość znana metoda: tylko otworzę plik (opisywana w wielu artykułach o produktywności).

Chodzi o to, by nie mając ochoty na pracę (czy to w ogóle, czy to jakąś konkretną) powiedzieć sobie: dobrze, nie będę tego robił, ale otworzę edytor, wczytam ten plik i popatrzę na niego przez trzy minuty (podobnie - wyjmę te papiery, znajdę narzędzia, pójdę do kuchni, ...).

Zadziwiająco często (tak, mogę to potwierdzić) te trzy minuty zmieniają się w godziny sensownej pracy, do której bardzo ciężko było się pierwotnie zabrać

Ale by to działało, muszę wiedzieć jaki plik otworzyć.

Czego się nauczyłem

Na koniec kilka konkretnych patentów. Na Nozbe ale chyba nie tylko. Nie są to żadne uniwersalne prawdy, ot - moje własne obserwacje, co mi służy, a co nie.

Proste szczegółowe zadania

Pojedyncze zadanie/akcja to powinno być coś krótkiego (maksymalnie kilka godzin), bardzo konkretnego - do zrobienia i odhaczenia za jednym posiedzeniem. Napisać klasę Topic. Dodać test parsowania zapisanego pliku. Zainstalować antywirus z płytki Chipa. Kupić choinkę. Umówić się z rodzicami na święta.

Dłuższe zadania można wstępnie zapisywać, ale zaczynać robienie od szczegółowego rozpisania.

Długa argumentacja wyżej.

Małe projekty o widocznym końcu

Projekt w kontekście osobistego zarządzania czasem to zupełnie co innego, niż projekt biznesowy.

Powinien być mały, mieć jasno ustalony temat, wymagać kilku-kilkunastu dających się nazwać akcji i (z wyjątkiem działań z natury cyklicznych) dążyć do konkretnego zakończenia.

Przykładowo: dla nozbe2xmind (które samo w sobie jest niewielkie) mam teraz projekty: n2x - przygotowanie binarnej dystrybucji, n2x - GUI, n2x - strona projektu i kilka innych (a jeszcze kilka już zamknąłem). Dla tego bloga mam siedem projektów odpowiadających różnym cyklom tematycznym czy usprawnieniom technicznym (i jeden na ogólne pomysły, z którym będę musiał coś zrobić, bo staje się niezarządzalny).

Czemu tak? Projektu na kilkadziesiąt akcji (nie mówiąc już o setce) ani się nie da porządnie rozpisać, ani zrobić mu sensownego przeglądu. Do tego mały projekt daje jasne poczucie marszu do przodu wraz z każdą wykonaną akcją (odpowiednik w mikroskali mechanizmów takich jak prezentowanie postępu prac)

Małe projekty są naturalne dla Nozbe ale chyba i dla innych list zadań. GTD nakazuje nazwać projektem wszystko, co wymaga do realizacji kilku kroków.

Oczywiście projekty mające wspólną tematykę można zbierać razem. Na Nozbe służą do tego tagi, np. wszystkie projekty związane z tym blogiem mam opatrzone tagiem notatnik.

Drobiazgi warto zostawiać na krótkie chwile

Gdy się już trafią dwie-trzy spokojne godziny, nie warto ich marnować na pocztę, instalowanie gadżetów, odpisywanie na forach czy doczytywanie artykułów. Lepiej zanotować takie sprawy do zrobienia kiedy indziej i zająć się czymś wymagającym dłuższego skupienia.

A drobiazgi bardzo się przydają do wypełnienia wolnej półgodzinki przed wyjściem, czy gdy dzieci oglądają dobranockę.

Zaleta podejścia: trudniejsze sprawy w ogóle robię.

Heurystyczne rozwiązanie problemu plecakowego ;-)

Zapisywanie wszystkiego faktycznie daje komfort

... i pozwala unikać klasycznego efektu przeskakiwania między zadaniami. Robię coś, przypomina mi się inna ważna sprawa, to szybko zapisuję i wracam do poprzedniego zajęcia.

Dla Nozbe zrobiłem sobie przy pomocy Prisma dedykowane okienko stale działające na jednym z wirtualnych desktopów. Przypomina mi się coś? Ctrl-F2, piszę parę słów, wybieram projekt Inbox, naciskam Enter, Ctrl-F1 i dalej robię to, co robiłem. Do tego notesik i długopis w bocznej kieszeni plecaka i zdyscyplinowane przepisywanie do komputera przynajmniej raz dziennie (próbowałem używać mobilnego interfejsu Nozbe, działa ale pisanie na mikroklawiaturze komórki to jednak rzecz nie dla mnie).

Dwa specjalne przypadki, gdy zapisywanie zadań w Nozbe byłoby przesadą:

• emaile wymagające odpowiedzi lub innego obsłużenia gwiazdkuję,
• strony webowe (i wpisy blogowe) które chcę doczytać oznaczam przy pomocy ReadItLater (najpierw stosowałem dedykowany folder zakładek ale tak jest wygodniej)

Obu tym mechanizmom akompaniują cykliczne zadania przejrzyj ogwiazdkowane maile i przejrzyj kilka zaległych stron z ReadItLater (z specjalnego projektu Organizacja).

Zastanawiam się jeszcze nad wpleceniem jakiegoś notatnika (w ujęciu GTD powinienem pewnie powiedzieć, że muszę wybrać mechanizm gromadzenia informacji referencyjnych). Notatki wbudowane w Nozbe od biedy działają (np. efekty rozmów telefonicznych notuje się w nich fajnie) ale nie integrują się z stronami sieciowymi (dużo zachodu np. z zanotowaniem kawałka jakiejś dokumentacji). Google Notebook bardzo efektywnie wspomaga zbieranie informacji (zaznaczam kawałek tekstu, right-click, Add to Notebook i pojawia się mały poręczny panelik pozwalający dopieścić tekst albo przenieść go w docelowe miejsce) ale bardzo oszczędnie wspiera orientowanie się w zebranych tekstach gdy robi się ich więcej (mówiąc wprost - po miesiącu używania mam w nim trudny do opanowania bałagan). Kilka wariantów desktopowych notatników odrzuciłem, bo za często się przesiadam między różnymi komputerami. Przymierzam się teraz do wypróbowania EverNote (bezproblemowo działa pod Linuksem, włącznie z prezentacją ikonki na pasku Gnome - pod warunkiem użycia nowego Wine).

Przegląd jest potrzebny

Przejście się raz w tygodniu przez wszystkie istotne projekty, wybranie następnych akcji, skasowanie rzeczy nieaktualnych, poprawienie niejasnych opisów - faktycznie jest potrzebne. Bez tego zaraz robi się bałagan.

Do tego jest to moment pomagający przypomnieć sobie hierarchię ważności poszczególnych spraw.

Daty tylko tam, gdzie są naprawdę ustalone

Pierwotnie ustawiałem jakieś daty zakończenia dla większości akcji. To był błąd, totalnie zamazało to kalendarz utrudniając zauważenie rzeczy o faktycznie znanym terminie.

Dlatego teraz datę ma tylko to, co ma datę. I - niestety (ograniczenie Nozbe) - zadania cykliczne.

Sprawdzenie co robić to dwa rzuty oka

Wykonywany kilka razy dziennie rzut oka na sprawy do zrobienia w przypadku Nozbe musi mieć dwa kroki:

• spojrzenie na następne akcje,
• spojrzenie na kalendarz.

To są dwa niemal osobne światy. Niemal, bo Nozbe automatycznie promuje akcje, których data realizacji nadeszła, jako następne - ale nawet mimo to trzeba je zobaczyć osobno.

Praktyka matką wiedzy

Najważniejszy wniosek końcowy: nawet pozornie bardzo szczegółową metodykę (jaką jest GTD) musiałem sobie ułożyć (zresztą, jestem tu dopiero na początku drogi). Żadna lektura nie zastępuje faktycznej próby używania.

Co zresztą nie tylko list spraw do zrobienia dotyczy...