Listy zadań

Do czego to służy

Lista zadań, jak sama nazwa wskazuje, służy do zapisywania zadań. Rzeczy do zrobienia. Spraw do załatwienia. Tematów do pamiętania. A także do ich organizowania i ... panowania nad ich - dużą nieraz - ilością.

Sam pomysł notowania nie jest oczywiście nowy, robimy to na różne sposoby od zawsze (kalendarze, notesy, specjalne foldery, terminarze, programy do zarządzania projektami itd). Niemniej jednak mamy obecnie swoisty boom na narzędzia dedykowane do zarządzania osobistymi sprawami do zrobienia. Moda w jakiejś mierze wynika z coraz większej popularyzacji GTD a w jakiejś z stale rosnącej ilości spraw o której musimy pamiętać.

Zaryzykowałbym też tezę, że z roku na rok nasza praca i nasze działania są coraz mniej powtarzalne, kto parę lat temu mógł realizować codziennie ten sam rytuał, obecnie zderza się z coraz to nowymi wyzwaniami.

Niezależnie od przyczyn: możliwość uwolnienia się od konieczności stałego pamiętania o dziesiątkach czy setkach spraw bardzo zmniejsza poziom stresu i pozwala efektywniej wykorzystywać czas, tak prywatny, jak zawodowy.

A listy zadań pełnią rolę zaufanej zewnętrznej pamięci. Która pozwala łatwo i wygodnie zapisać każdą potrzebną informację, a zarazem pozwala nie zapominać - zawsze podsuwając adekwatne do bieżacej sytuacji informacje (sprawy do zrobienia w danym dniu, sprawy do zrobienia w danym miejscu, sprawy do zrobienia w danym projekcie itd itp).

Co jest ważne w sieciowej liście zadań

Do wyboru jest kilkadziesiąt serwisów, kilkanaście poważnych. Na co patrzeć?

Sensowny model koncepcyjny

Piszę tu bardzo subiektywnie, bo inaczej chyba się nie da.

Organizacja

Jakiejkolwiek formy ToDo-listy używam, zawsze po paru czy parunastu dniach mam na niej setki notek.

Oczywiście nie da się tym zarządzać bez jakiejś klasyfikacji. GTD-owa (udana) koncepcja to pojęcie projektu, przy czym słowo to ma zupełnie inne znaczenie, niż to spotykane w informatyce - chodzi po prostu o coś, co prowadzi do konkretnego celu i wymaga wielu działań. Projektem może być zamontować szafkę nad biurkiem, zapisać dziecko do przedszkola czy napisać cykl artykułów o konfiguracji vps (daję przykłady prywatne ale w ujęciu zawodowym wygląda to podobnie).

Dobra lista rzeczy do zrobienia pozwoli zorganizować sprawy w projekty, pozwoli też zorganizować projekty w grupy tematyczne.

Drugi wymiar organizacji to konteksty. Czyli podział związany z tym gdzie poszczególne sprawy można zrobić. Ot - komputer, centrum handlowe, biuro, szkoła, ... Podział pozwalający przed pojechaniem do supermarketu znaleźć i przejrzeć lub wydrukować wszystkie sprawy, które mogę załatwić w supermarkecie - nie tylko podstawową listę zakupów ale też np. wzmiankę o potrzebie kupienia papierowej teczki na formularze zanotowaną w ramach projektu zapłać podatki.

Sensowne konteksty mogą być bardzo różne dla różnych osób. Programista może rozważyć konteksty związane z środowiskami programistycznymi czy rozwijanymi aplikacjami.

Filtrowanie

Kluczowym problemem prostych spisów i kalendarzy jest przeładowanie informacją. Patrzę na setkę rzeczy do zrobienia i nie mogę się zdecydować, którą zrobić, a do tego czuję się zwyczajnie zdemotywowany. Porzuciłem z tego powodu trzy metody notowania spraw do zrobienia i znienawidziłem issue-tracker.

GTD bawię się od niedawna ale ich pomysł następnej akcji wydaje mi się bardzo, bardzo trafiony. Idea jest prosta: zamiast patrzeć na wszystko co jest do zrobienia, w każdym z projektów wyznaczam jedną, pierwszą czynność. Powiedzmy - przy montowaniu szafki będzie to zmierzenie i zapisanie rozmiaru, przy zapisywaniu dziecka do przedszkola zacznę od wynotowania adresów i telefonów, a przy poprawie estetyki bloga mogę zacząć od wyboru palety kolorów.

A potem, wybierając rzeczy do zrobienia, patrzę tylko na następne akcje, nic więcej. Zamiast przytłaczających setek planów i zobowiązań kilka-kilkanaście notek.

To jest bardzo ważny widok!

Daty precz

Rzecz, która mi się bardzo nie podoba w wielu sieciowych listach rzeczy do zrobienia, to przesadne skoncentrowanie na datach. Owszem, są sprawy, które muszę zrobić konkretnego dnia. Ale to jest mniejszość!

Zdecydowaną większość rzeczy, jakie sobie zapisuję, chcę zrobić kiedyś. Gdy będę mógł. Gdy akurat je wybiorę. Czy notuję pomysł na nowy artykuł na blogu, kolejny element listy zakupów, pomysł na prezent, czy domową reperację, naprawdę nie chcę się zastanawiać nad tym, kiedy się tym zajmę.

Mogę wpisać sztuczną datę na chybił trafił ale to ma dwie konsekwencje. Po pierwsze sprawy, które naprawdę mają datę, przestają się wyróżniać, tonąc między pomysłami i notkami, które przypadkiem wylądowały w tym samym miejscem kalendarza. Po drugie, bardzo szybko mam setkę opóźnionych spraw i przestaję mieć ochotę do nich zaglądać.

Co jeszcze ważniejsze, nie chcę patrzeć na rzeczy do zrobienia w ujęciu kalendarzowym - dzisiaj to, jutro to.... Wolę po prostu widzieć kilkanaście najpilniejszych zadań.

Podsumowując: lista rzeczy do zrobienia (czy narzędzie GTD) to nie jest kalendarz.

Jeśli ktoś się dobrze i naturalnie czuje z kalendarzem, to - wszelkich komputerowych kalendarzy jest masa (z sieciowych wspomnę choćby kalendarz Google). Można ich używać ale nie o nie mi w tym artykule chodzi.

Priorytety precz

Nadawanie priorytetów to czynność mityczna. Teoretycznie powinno się to robić - tak w sprawach zawodowych, jak prywatnych. W praktyce - masa systemów zarządzania projektami, rejestrowania zgłoszeń itd ma takie pole ale niemal nigdy nie służy ono do wyboru co zrobić (a rzadko w ogóle ma sensowną wartość).

Najwyższy priorytet: szef osobiście fatygujący się by popędzić daną sprawę. Następny: regularnie wydzwaniający klient czy współpracownik. Kolejny: rzecz o którą ktoś mailuje co dzień-dwa. W całej reszcie rozróżnianie priorytetu już naprawdę nie jest potrzebne.

Zostawiając zarządzanie projektami i zespołami - w odniesieniu do prywatnych lub osobistych rzeczy do zrobienia priorytety nie mają większego sensu. Jeśli już, może się przydać jakiś prosty mechanizm wyróżnienia ważniejszych i mniej ważnych projektów (ale tu lepiej od priorytetów sprawdzi się zwykła możliwość posortowania po swojemu czy użycia kolorów).

Wygodne zarządzanie

Aby się na co dzień cieszyć listą spraw uproszczoną do następnych akcji, cały pakiet zadań mieć ułożony w projekty itd trzeba od czasu do czasu robić w nim porządek. Koncepcja GTD to cotygodniowy przegląd, w trakcie którego przepatruje się całość, koryguje listy projektów, wybiera następne akcje dla ważnych projektów, kasuje rzeczy zdezaktualizowane lub niepotrzebne, uzupełnia braki itd itp.

Wymaganie co do oprogramowania: pozwolić to - w miarę wygodnie - zrobić.

Dać dobry zbiorczy widok. Dać możliwość grupowego modyfikowania. Pozwolić na łatwe i ergonomiczne korygowanie opisów, rozbijanie zbyt ogólnych czynności na bardziej szczegółowe, modyfikowanie struktur projektów itd itp.

Na moje oko: to jest obszar, w którym sieciowe todo-listy wyglądają najsłabiej. Wszystkie.

Łatwa i szybka dostępność

Podstawowa idea list rzeczy do zrobienia - zwolnienie się z konieczności pamiętania - bazuje na możliwości:

• błyskawicznego dodania nowej rzeczy do zrobienia - cokolwiek akurat robię, jeśli wpada mi do głowy nowy pomysł albo ktoś coś ode mnie chce, muszą móc to łatwo zapisać

• łatwości częstego przeglądania.

Ten pierwszy aspekt bywa bardzo zaniedbany w tradycyjnych systemach ewidencji rzeczy do zrobienia, jakimi są issue-trackery. Ileż razy wolałem machnąć na coś ręką, niż przedzierać się przez bugzillowy formularz dodawania nowego zgłoszenia.

Dlatego: lekkie, łatwo dostępne formularze, w których wystarczy wpisać kilka słów i nacisnąć Enter. Wtyczki/dodatki do przeglądarek, często używanych serwisów sieciowych, programów pocztowych czy desktopów. A także - opcja wrzucenia notki z telefonu, sforwardowania maila.

Za wielką wodą popularyzuje się w tych zastosowaniach Jott, czyli serwis pozwalający zadzwonić i powiedzieć (dzwonię na numer telefonu Jott-a, mówię coś w stylu ToDo: wyślij zaległą specyfikację, a Jott przerabia to na tekst i wrzuca do skonfigurowanego serwisu). Wiele sieciowych list zadań zintegrowało się z Jott-em i pozwala robić zapiski tą drogą.

Drugi element ma podobne oblicze. Łatwa do wyświetlenia i ogarnięcia lista kluczowych informacji. Możliwość zajrzenia na nią także z palmtopa czy telefonu komórkowego. Wreszcie: przemyślane wydruki w wygodnym formacie.

Dzielenie z innymi

Nowszy aspekt zabawy zapewniany przez niektóre serwisy: możliwość dzielenia się projektami czy delegowania zadań. Raczej w małej skali - żona wrzucająca mężowi uzupełnienia listy zakupów, koledzy wspólnie rozpisujący przygotowania do wyjazdu.

Nie jestem pewien na ile ten model pasuje do osobistej listy rzeczy do zrobienia (chyba wolę, by taka lista stanowiła filtr między mną, a osobami, które coś ode mnie chcą) ale w ograniczonym zakresie może być przydatne.

Wiarygodność

Użytkowników I Want Sandy i Stikkit-a musiało nieźle zaboleć to ogłoszenie (pojawiło się raptem tydzień przed oznaczonym terminem):

Values of n, the company behind Stikkit and I Want Sandy, will be closing its doors. Both services will going offline at close of business (5pm PST) on Monday December 8th, 2008.

Autor obu dostał ciekawą ofertę pracy, więc zdecydował się zamknąć swoją firmę i wyłączyć serwisy, które nie zapewniały mu sensownych dochodów.

Dlatego wolę, by serwis z którego korzystam miał realny model biznesowy. Po prostu - by zarabiał. Bo tylko to daje właścicielom realną motywację utrzymania go przy życiu.

Znaczy to też, że jestem gotów płacić (mam teraz wykupiony płatny dostęp do Nozbe). Pozycja płacącego klienta jest trochę inna, niż pozycja korzystającego z darmowej oferty.

Litania linków

... z dłuższymi lub krótszymi komentarzami. Ale bez screenshotów, każdy z tych serwisów publikuje je w dużej obfitości.

Uwaga: screenshoty czasem kreują inne wrażenie, niż serwis zostawia przy próbie używania. Samo oglądanie obrazków nie wystarczy. Warto wbić sobie kilkanaście zadań i zobaczyć, co się z nimi dzieje

rememberthemilk

Duży, duży, wielki serwis. Masa użytkowników (bodaj więcej niż mają pozostałe wymienione razem wzięte), wiele pochwalnych artykułów. Dużo wtyczek, pluginów, interfejsów (od wstawek do iGoogle i GMaila po programy desktopowe - jak Tasque). Wersja Gears pozwalająca na działanie offline. Fajne skróty klawiszowe i miły lekki interfejs. Do tego - właściwie za darmo (to akurat budzi lekką nieufność, jak oni chcą się finansować?).

Pierwotnie właśnie RememberTheMilk sobie wybrałem i zacząłem używać. Niemal od razu zaczęło mnie irytować zorientowanie na daty. Potem stwierdziłem, że nie czuję komfortu zarządzając listą spraw. Na koniec znalazłem ten artykuł sugerujący, jak zrobić z RTM system GTD. Przerobiłem go prawie do połowy, poczułem, że dorabiam płozy do poloneza i zrezygnowałem z RTM.

Nie mój model pracy ale to jest poważny, dobrze zrobiony i popularny serwis.

nozbe

Tego obecnie używam (i jakiś czas poużywam, by wymusić na sobie zaprzestanie skakania po serwisach, kupiłem dostęp na rok). Nozbe zdobyło moją sympatię fajnymi filmikami o GTD i interfejsem, który akcentuje ten właśnie model pracy, o który mi chodzi.

Nozbe nie jest idealne, ma parę błędów i niedogodności (np. trochę zbyt krótkie teksty opisujące akcje czy bałaganiarska obsługa zadań rekurencyjnych) ale ogólnie jest dość ergonomiczne i przyjemne w używaniu. Zamiast wielu możliwości jest tylko kilka ekranów - ale są to właśnie te ekrany, które są potrzebne i są one łatwo dostępne. Potrzebne informacje są razem (np. patrząc na projekt widzę i zadania, i notatki, i załączniki z nim związane).

Parę gadżetów, min. wtyczka do iGoogle/gmaila, przyjmowanie zleceń mailem, eksport kalendarza, czy mobilny interfejs (działający poprawnie na moim niezbyt już nowoczesnym telefonie). Proste JSONowe API, z którego zacząłem już korzystać.

A przede wszystkim - Nozbe faktycznie uczy nawyków GTD zamiast jedynie czynić je możliwymi. Autor ma odwagę zaproponować model pracy i jest to dobry model.

Zupełnie na boku, czuję sympatię do autora. Michał Śliwiński zrobił i fajnie promuje serwis adresowany przede wszystkim na światowy rynek. Z mniej formalnej strony można go obejrzeć tutaj.

vitalist

Chyba jedyny obok Nozbe program jasno stawiający sobie za cel wspieranie GTD (a nie tworzenie dowolnych list) - przy czym vitalist idzie nawet dalej (mamy tu sztywny podział Inbox, Actions, Waiting, Someday, Ticklers, Reference, obowiązujący tak ogólnie, jak w ramach każdego projektu).

Po przeczytaniu entuzjastycznej opinii na jakimś blogu to właśnie vitalista pierwotnie chciałem używać. Nie spodobał mi się interfejs ale traktuję to jako kwestię gustu. No i właściwie nie ma dodatków ani gadżetów.

Ogólnie: dość ascetyczny serwis z dobrze wybranymi abstrakcjami. Wart obejrzenia.

toodledo

Dużo funkcji, całkiem estetyczny interfejs, różne możliwości organizacji informacji, fajna ajaksowa edycja in-place, różnorodność dostępnych widoków i sposobów organizacji informacji. Niezły pomysł podzadania pozwalający podzielić akcję na mniejsze.

Ale ... w wielu miejscach potrzeba o jeden klik za dużo. Funkcje są porozpraszane po wielu widokach i pozycjach menu. Zamiast jednego spojrzenia na listę zadań, kilkanaście wariantów jej prezentacji. Gdzie na Nozbe każdy projekt ma swoją stronę, na której umieszczam tak rzeczy do zrobienia, jak notatki czy pliki, na toodledo mam pozycję menu na listę ToDo, inną pozycję menu na notatki, inną na załączane pliki itd.

Troszkę robi wrażenie, jak gdyby autorzy wiedzieli co może być przydatne ale nie mieli odwagi zaproponować jak. Zrobili mnóstwo funkcji ale te funkcje ze sobą nie do końca współgrają.

No i przesadne akcentowanie priorytetów.

hiveminder

Miłe, lekkie, małe, łatwo dostępne. Kilka unikalnych bądź rzadkich pomysłów, jak zastąpienie gwiazdkowania ukrywaniem na zadany czas (to jest fajne - schowanie zadania na tydzień nie oznacza ustawienia mu daty wykonania na za tydzień, chyba tylko tracks też to potrafią) albo obsługa przeglądu polegająca na przejściu wszystkich zadań po kolei. Pobawiłem się tym chwilę i robi bardzo ergonomiczne wrażenie.

Za mało możliwości organizacji.

Ciekawostka: hivemindera zrobiła firma BestPractical - autorzy RT, czyli tradycyjnego poważnego issue trackera.

tracks.tra.in, personaltracks, gtdtracks, ...

Serwisy oparte o tracks. Czytając o niemal każdym z nich znajdowałem informacje o problemach wydajnościowych lub z dostępnością.

Sam interfejs nie jest zły, patrz wzmianka o tracks niżej.

todoist

Nie przyglądałem się. Kilka osób (jedna tutaj) chwaliło lekkość i wygodę.

tadalist i backpack

Produkty firmy 37signals, czyli autorów Basecampa.

gtdinbox

Interesująca idea zbudowania systemu GTD na Gmailu. Chcę utrzymać separację między pocztą a zadaniami plus mam swoją rozbudowaną hierarchię folderów i filtrów w Gmailu, więc bałem się wypróbować.

hitask, springpad, doitdoitdone, taskwriter

Ilustracja, że takich systemów jest naprawdę dużo.

Hostować samemu

Znalazłem też dwie ciekawe aplikacje nadające się do samodzielnego hostowania.

tracks

Pierwsze wrażenie robi niezłe - ergonomiczne panele dodawania notek, fajna funkcja odepchnięcia zadania o dzień lub tydzień przez jedno kliknięcie (i bardzo dobre podejście w którym takie schowanie nie oznacza harmonogramowania, ewentualna data na którą coś musi być zrobione to osobne pojęcie).
Różnorodne widoki do wyboru.

Interfejs jest dla mnie trochę przeładowany - za dużo, zbyt wyrazistych kolorków, ikonek itp. No i Ruby on Rails - czyli kłopotliwa instalacja (BitNami trochę pomaga) i spore obciążenie.

Przymierzam się do używania tracks do zarządzania zadaniami zawodowymi (których nie chcę wrzucać gdzieś w sieć), być może napiszę o nich więcej w przyszłości.

Jak już wspominałem, w sieci można znaleźć kilka serwisów używających tracks, z tracks.tra.in na czele.

gtd-php

Nie obejrzałem jeszcze. Wymagania pamięciowe na pewno będzie mieć mniejsze od tracks ;-)

Linuksowe programy desktopowe

Na koniec wzmianka o dostępnych pod Linuksem programach desktopowych służących do podobnych celów.

ThinkingRock

Czyste GTD w formie javowego programu. Coś w tym programie jest.

Chandler

Fajna idea ale strasznie przeładowana i przyciężka aplikacja.

Tasque

Prosta lista zadań w formie panelowego apletu. Możliwość interfejsowania się z rememberthemilk (może powstaną także inne interfejsy).

Mylyn

Lista zadań wbudowana w Eclipse. Bardzo interesujący projekt, z szczególnie ciekawą koncepcją dynamicznego uczenia się kontekstów (program potrafi np. pamiętać jakie pliki miałem otwarte pracując nad danym zadaniem i przywrócić taką konfigurację, gdy do niego wracam).

XMind

Pomysł stosowania mind-map do zarządzania zadaniami jest nienowy. XMind dorzuca tutaj specjalne markery, a w wersji Pro także bardziej rozbudowane funkcje harmonogramowania.

Problem z mind-mapami w tym zastosowaniu: to jest dobre narzędzie do review czy globalnego spojrzenia, ale pokazuje za dużo gdy po prostu robię.

Próbuję sobie połączyć dwa światy budując narzędzie wizualizujące zadania z Nozbe jako mind-mapę - by wspomóc efektywne review.

Podsumowanie

Możliwości jest jak widać masa. Kluczowe funkcje mają zbliżone, a wygodę używania i sensowność koncepcji da się ocenić dopiero gdy się ich trochę poużywa.

Radziłbym wybrać dwie-trzy aplikacje, zarejestrować się, wpisać po paręnaście zadań i zobaczyć jak się używają, potem wybrać jedną i ... zostać już konsekwentnym.