(Anty)spotkania

Spotkania biznesowe. Rytuał, obyczaj, metoda, narzędzie.

Był czas, gdy byłem podekscytowany i przejęty. Szansa, by posłuchać (z czasem i podyskutować) o ważnych dla zespołu czy firmy kwestiach.

Był czas, gdy desperacko unikałem.

Dziś znowu widzę, że są potrzebne. O trudnych czy przełomowych sprawach trzeba powiedzieć, nie wystarczy napisać - tak już chyba jesteśmy skonstruowani.

Ale bardzo często wychodzę z poczuciem głębokiego niedosytu.

Mane, thekel, fares

Nie mam śmiałości podawać recept na udane spotkanie. To jest trudna sprawa i nie czuję się tu autorytetem, ja zwykle uczestniczę, a nie prowadzę.

Rozpoznaję za to wyraźnie parę zachowań, które niemal zawsze prowadzą do nieudanej, męczącej rozmowy, po której rozchodzimy się z świadomością zmarnowanego czasu i pustymi rękami.

Ściana laptopów

Ważne, biznesowe spotkanie. Przyszedłem chwilę przed czasem, usiadłem, wyjąłem notes. Weszły dwie osoby, rozłożyły przed sobą laptopy. Potem następne trzy, to samo. I jeszcze jedna. Zacząłem się zastanawiać, czy trafiłem na jakiś sprint programistyczny, spotkanie graczy, czy może mam unikalną szansę na biurowy Linux Installfest.

Coraz częstsza plaga.

Nie widziałem jeszcze osoby, której rozłożony przed nosem laptop choć trochę by nie rozpraszał. Nie ma żadnego powodu, nie są potrzebne żadne dane, nic nie jest notowane - a i tak ręka muska touchpad, by wyłączyć wygaszacz ekranu, oko zerka na tytuł przychodzącego maila, sama z siebie odpala się przeglądarka.

Efekt? Udział na pół gwizdka. Rozłożony laptop to zdecydowana, jasna deklaracja: to spotkanie nie jest warte całego mojego czasu, całej mojej uwagi.

Dodatkowo, rozłożone ekrany tworzą wyraźną fizyczną barierę. Czasem wydaje mi się, że mają stanowić kryjówkę.

Nieuczestnicy

Jeszcze dalsza faza. Ktoś coś opowiada albo trwa dyskusja - a parę osób bawi się smartfonami, czyta jakieś papiery, nawet bezpośrednio łomocze w klawiatury laptopów.

Wersja optymistyczna: osoby te zostały zmuszone do udziału, choć spotkanie ich w żaden sposób nie dotyczy i nie interesuje - i jest to swoista forma protestu.

Zdarzało mi się tak zachowywać i się tego wstydzę (dla zainteresowanych uczestników jest to bardzo uciążliwe). Ma ta metoda pewną skuteczność ale otwarte odmówienie udziału jest zwyczajnie uczciwsze.

Wersja poważniejsza: spotkanie obejmuje sześć odległych tematów, nieuczestników dotyczyć będzie ostatni, do poruszenia za dwie godziny, a zebrano to do kupy ze względu na - np. - osobę prezesa. Jednorazowo nie jest to jeszcze wielki problem, gdy ma miejsce regularnie, buduje mocne poczucie wasz czas jest nieistotny, waszą pracę można marnować (w szczególnym dysonansie z ewentualnymi apelami o wytężony wysiłek, tak ważny dla firmy).

Czasem jest jeszcze inaczej: nieuczestnika nikt nie zmuszał do udziału, temat spotkania był znany i go nie dotyczy ale ... bał się nie przyjść. Bo niby ma być mowa o odświeżeniu firmowego serwisu webowego ale parę tygodni temu podobna dyskusja nagle skręciła w debatę o wymianie systemu bazodanowego.

To jest powód, dla którego spotkania nie powinny wykraczać poza wstępnie ogłoszony temat.

Nikt nie notuje

Ustne uzgodnienia bywają bardzo ulotne.

Dobrze się rozumiemy, wpadliśmy na ciekawe pomysły, ułożyliśmy plan... Jeżeli nikt tego nie zapisał, za miesiąc spotkamy się ponownie i zaczniemy od punktu wyjścia.

Nauczyłem się na wielu przykładach: jeżeli na temacie spotkania mi zależy, muszę zrobić po nim notatkę (albo upewnić się, że ktoś inny ją zrobi). Żaden piękny dokument - wystarczy (i działa najlepiej) zwykły prosty tekst (e-mail, zgłoszenie, strona wiki - zależnie od stosowanych form). Krytyczne jednak jest, by pojawił się w ciągu kilku godzin od zakończenia spotkania, w najgorszym wypadku następnego dnia - póki wszyscy dobrze pamiętają treść rozmowy. I by otrzymali go wszyscy aktywni uczestnicy.

Ważny wyraz szacunku ze strony organizatora.

Większość uczestników się spóźnia

Właściwie nie wymaga komentarza.

Robi się z tego pętla. Jeśli przyszedłem na czas, a następnie czekałem 20 minut, na drugi raz przyjdę spóźniony o kwadrans.

Nie ma agendy

Jeśli nie ma jasno określonego tematu, nie wiadomo o jakich sprawach mamy rozmawiać i ile na którą poświęcić, to będziemy dyskutować o chaotycznie przypominających się komukolwiek tematach, a rzeczy trudne i ważne zapewne pominiemy.

Jeśli nie wiadomo, czy ma być to wykład, czy otwarta dyskusja, to powstanie bałaganiarska hybryda.

Gdy nie ma ram czasowych, bardzo łatwo czas marnować.

Czasem da się zrobić porządny plan, czasem nie. Absolutne minimum to podana na wstępie wyraźna informacja, jaki jest cel spotkania i ile będzie ono trwać.

W sali jest ponad 10 osób

To nie do końca prawda, wykład (czyli spotkanie informacyjne) można poprowadzić i dla sporej grupy - ale jeśli ma mieć miejsce jakiś schemat otwartej dyskusji, w kilkunastoosobowym gronie rozmawiać się po prostu nie da. Parę najaktywniejszych osób zdominuje rozmowę a inni będą czatować na okazję, by się odezwać. Albo i nie.

Jak się parę razy przekonałem, całkiem fajnie może zadziałać podział na mniejsze grupy z późniejszym relacjonowaniem efektów pracy.

Najbardziej produktywne spotkania to te w gronie trzech-czterech osób.